Tuto RH #3 : Automatiser ses processus RH, le guide complet

Tuto RH #3 : Automatiser ses processus RH, le guide complet

TRANSFORMATION DIGITALE DES RH
Tuto #3 : Automatiser ses processus RH, le guide complet

Gain de temps, réduction du nombre d’erreurs, économies d’argent et de ressources, amélioration de l’expérience collaborateur… Les avantages de l’automatisation des processus RH sont nombreux. Vous en faites sûrement déjà l’expérience avec votre outil de gestion de paie ! Aujourd’hui, il est possible d’automatiser de nombreux processus RH tout au long du cycle de vie du collaborateur, grâce notamment aux progrès fulgurants de l’intelligence artificielle. Tour d’horizon des automatisations possibles et des outils pour y parvenir.

Diffusion des annonces

La multidiffusion est devenue une fonction incontournable pour bon nombre de recruteurs. De nombreux logiciels permettent aujourd’hui de diffuser en un clic une offre d’emploi sur la plupart des sites d’emploi, réseaux d’école, et même sur vos propres réseaux sociaux. Souvent, ils permettent également d’évaluer l’efficacité de chaque source.

L’outil coup de ❤️

Lancée en 2015, Flatchr est une solution SAAS made in France de gestion des candidatures. On aime sa simplicité d’utilisation, son excellent rapport qualité/prix et ses fonctionnalités complémentaires (multidiffusion, centralisation des candidatures, analyse des sources, site carrière, CVthèque intelligente…).

Sourcing de candidats

Dans l’univers des Ressources Humaines, on parle de plus en plus des logiciels CRM (Candidate Relationship Management). Ce type de logiciel permet de gérer les relations avec les candidats avant même que ceux-ci aient postulé, contrairement à l’ATS qui ne gère que la partie post-candidature. Le CRM est un outil extrêmement efficace pour le sourcing de candidats. Il permet d’effectuer un suivi des candidats intéressés par votre marque ou vos annonces.

Exemple de scénario : un candidat visite votre site carrière. Il est automatiquement re-ciblé par votre CRM, avec une bannière publicitaire sur un site web par exemple. Cette bannière l’invite à effectuer une action (exemple : invitation à un événement). Le candidat renseigne son mail pour participer à l’événement. Il entre ensuite dans un scénario de mails préalablement configuré par vos soins. Séduit par votre marque employeur, il finit par postuler à une de vos offres.

L’outil coup de ❤️

Zoho est un CRM (Customer Relationship Management) très reconnu dans le monde du marketing. C’est d’ailleurs l’outil que nous utilisons ici à La Boîte à Outils des RH. Son équivalent RH Zoho Recruit est tout aussi performant et a le gros avantage d’être un CRM combiné à un ATS, pour un prix plus que raisonnable.

Échanges avec les candidats

En général, les ATS permettent d’envoyer des messages automatiques à vos candidats ayant postulé (réception de candidature, prise de rendez-vous, demande d’informations complémentaires)… Ces mails sont primordiaux car les nouvelles générations sont en attente de retours rapides. Attention cependant à ne pas tout automatiser. Il faut conserver votre valeur ajoutée en tant que recruteur : le relationnel.

Pour les candidats n’ayant pas encore postulé mais souhaitant tout de même des informations, il est désormais possible d’utiliser un chatbot, c’est-à-dire une messagerie automatique. Votre chatbot peut être installé sur un compte Messenger (celui de votre compte Facebook dédié au recrutement par exemple), ou bien encore directement en bas à droite de votre site carrière.

Le fonctionnement est simple. Vous rédigez vous-même un scénario de questions / réponses. Ensuite, vous n’avez plus rien à faire. Le chatbot répond automatiquement aux questions de vos candidats en temps réel, 24h/24 et 7j/7. Si un candidat n’obtient pas réponse à sa question, vous pouvez paramétrer le chatbot pour que le candidat laisse son mail afin de lui répondre plus tard.

En bas à droite, le chatbot du site carrière EDF

Tri des candidatures

Gagner 25% de temps dans vos recrutements, ça vous tente ? Le tri automatique des candidatures le permet. La lecture des CV est une tâche redoutablement chronophage et énergivore, surtout dans les cas de recrutements de masse. Aujourd’hui, les robots d’analyse de profils permettent de détecter les CV qui matchent le plus avec votre offre de poste (savoirs, savoir-faire, savoir-être), tout en évitant les biais ! Notre outil coup de ❤️ Flatchr cité plus haut permet d’automatiser le tri des CV.

Certains logiciels permettent même d’analyser les CV vidéos et peuvent décrypter la personnalité des candidats !

Évaluation

61% des entreprises utilisent des tests pour évaluer leur candidat (d’après une étude Oasys). Aujourd’hui, des logiciels permettent aux candidats de passer les tests de chez eux. Souvent, l’analyse des résultats est automatisée et le logiciel génère même une synthèse pour le recruteur.

Certains outils permettent d’analyser la personnalité des candidats…

L’outil coup de ❤️

Assessfirst propose des tests de personnalité et une analyse poussée des résultats. Les candidats sont classés en fonction de leurs capacités à réussir, à s’épanouir, et à s’entendre avec leur futur manager. La solution détecte aussi les points forts et les points de vigilance des candidats. Assessfirst a déjà séduit 10 000 RH dans 30 pays différents et jouit d’une excellente e-réputation (4,7/5 sur Google).

D’autres sont spécialisés dans l’analyse de l’aptitude : tests de langue, tests plus techniques liés aux métiers de développeurs, au milieu de l’aéronautique… C’est le cas par exemple de Central Test, une référence en la matière.

Prise de RDV

Aujourd’hui, même la prise de rendez-vous peut être automatisée. Une solution gratuite comme Calendly permet au candidat de sélectionner un créneau directement dans votre agenda ! L’utilisation d’un tel outil vous permet de gagner du temps, mais également de soigner votre marque employeur auprès de vos candidats.

L’Onboarding

Il est désormais possible d’automatiser de nombreuses tâches liées à l’onboarding de vos nouveaux collaborateurs :

    • faire découvrir l’entreprise
    • présenter l’équipe et son fonctionnement
    • partager toutes les informations pratiques (avantages sociaux, comité d’entreprise…)
    • récupérer les documents administratifs du salarié
    • préparer les accès aux différents outils
    • collaborer avec les équipes IT…

Les avantages sont nombreux : gagner du temps, soigner l’expérience collaborateur, diffuser les valeurs de l’entreprise, faciliter l’intégration, collecter les documents administratifs…

L’outil coup de ❤️

Malgré son jeune âge, la solution Française Workelo est déjà un acteur incontournable de l’onboarding, mais aussi de l’offboarding et du crossboarding (mobilité interne). Cet outil se distingue par ses nombreuses fonctionnalités, son interface intuitive et son taux de satisfaction supérieur à 99%. Workelo est destiné aux entreprises de toutes tailles (grands groupes, ETI, PME, startups) et a déjà séduit de nombreux employeurs.

La Gestion administrative du personnel

Dans la plupart des entreprises aujourd’hui, les RH disposent d’au moins un outil à leur disposition pour l’administration du personnel. Souvent, les données collaborateurs sont regroupées au sein du logiciel de paie. Tous les exports de données se font depuis ce logiciel, afin de créer des tableaux de suivis (contrats, temps…). Ce fonctionnement fait perdre énormément de temps aux professionnels des RH… Heureusement, il est aujourd’hui possible d’automatiser de nombreuses tâches dans ce domaine.

Gestion des temps & activités

Gérer les temps peut s’avérer très fastidieux sans outil efficace. Avec les nombreuses contraintes législatives et réglementaires en France, il paraît aujourd’hui essentiel d’avoir une solution de Gestion des Temps et des Activités. Ce type de solution permet aux RH de contrôler les temps de travail de leurs salariés et de suivre les congés et absences en toute simplicité.

L’outil coup de ❤️

Créée en Bretagne, JourOff est une solution complète de Gestion des Temps et Activité. Elle permet de gérer les feuilles de temps, les heures supplémentaires, les notes de frais, les congés & absences ainsi que le planning. On l’apprécie surtout pour son côté modulable : vous choisissez et payez uniquement les fonctionnalités dont vous avez besoin !

Gestion de la paie

Entre le calcul des salaires, l’impression des bulletins, leur mise sous pli et leur envoi, il n’est pas rare que la gestion de la paie occupe les Responsables RH jusqu’à plusieurs jours par mois. Automatiser la gestion de la paie permet un sérieux gain de temps et une réduction drastique des erreurs.

Par exemple, des solutions permettent aujourd’hui au salarié de renseigner ses informations lui-même. Le RRH n’a plus qu’à contrôler, évitant ainsi les erreurs de saisie grâce au double contrôle salarié/RRH. Il est également possible de mettre en place un calcul automatisé des fiches de paie. Les bulletins sont générés automatiquement en tenant compte du brut et des divers avantages. Avec une connexion au GTA, les heures supplémentaires peuvent être prises en compte automatiquement, ainsi que les congés, maladies, jours de chômages dus aux intempéries… Enfin, un clic suffit aujourd’hui pour mettre à disposition les bulletins de salaire de chaque salarié au sein de leur coffre-fort numérique.

Un logiciel SAAS est à privilégier car ses mises à jour permettront d’intégrer les changements légaux, sociaux et fiscaux.

L’outil coup de ❤️

NewDeal est une solution de Gestion de la paie Made in France qui se focalise sur l’expérience collaborateur. Le salarié dispose de toutes ses informations mises à jour en permanence et accessibles en temps réel (attestation d’emploi, fiches de paie, congés et RTT à prendre…). Les déclarations sociales sont transmises automatiquement aux organismes complémentaires via le format DSN.

La Gestion des Talents

Les RRH le savent pertinemment, la Gestion des Talents a largement évolué ces 10 dernières années. Avant, un poste était rattaché à des compétences fixes. Le référentiel de compétences de l’entreprise évoluait peu, voire pas du tout. Les entretiens professionnels n’existaient pas. Les besoins en formation n’étaient pas excessivement nombreux.

Mais le monde a changé. Aujourd’hui, la durée de vie d’une compétence est d’en moyenne 5 ans (source : OCDE) contre 30 ans en 1987 ! Les métiers évoluent vite : 85% des emplois de 2030 n’existent pas encore. La formation continue de chaque salarié est devenue indispensable. De nouveaux entretiens sont arrivés (les entretiens professionnels) et les entretiens de suivi des performances, autrefois annuels, tendent aujourd’hui à devenir mensuels voire hebdomadaires. Le turnover a largement augmenté…

Bref : dans ce contexte, il paraît impossible de gérer les talents sans une bonne dose d’automatisation de processus.

Gestion des Entretiens

Dans une étude menée auprès de 60 professionnels des RH, nous avons constaté que le problème n°1 rencontré par les RH dans la gestion des entretiens est l’absence de traitement des données. En effet, 60% des entretiens se font encore au format papier. Aujourd’hui, des logiciels existent pour concentrer toutes les données et permettre aux RH de piloter les campagnes d’entretiens.

La deuxième grande difficulté pour les RH est le manque d’engagement de la part des managers et collaborateurs. 60% des collaborateurs déclarent ne pas avoir de retour suite à leurs demandes, et 20% ne reçoivent pas de document de synthèse (source : enquête salarié). Les managers de leur côté déplorent un manque de visibilité sur l’historique des collaborateurs (source : enquête manager)

La troisième difficulté rencontrée par les RH concerne le respect des obligations légales. Aujourd’hui, des outils permettent de savoir automatiquement si les obligations liées à l’entretien professionnel ont été respectées ou non pour chaque salarié.

L’outil coup de ❤️

SkillAPP est une solution RH complète de Gestion des Entretiens. Modulable, sa version Basic à 2€ par mois par collaborateur permet de digitaliser toute la Gestion des Entretiens individuels & professionnels. Il est ensuite possible d’ajouter des fonctionnalités “à la carte” grâce à un catalogue d’extensions sans cesse agrandi (état des lieux 2020, suivi des objectifs en continu, plan de développement des compétences…).

Gestion des Compétences

Avec l’arrivée permanente de nouvelles compétences, il est devenu très compliqué de tenir un référentiel de compétences à jour. Certains outils permettent aujourd’hui d’avoir un référentiel dynamique. Ce sont les collaborateurs qui créent eux-même leurs compétences, et le RRH n’a plus qu’à organiser son référentiel. Un outil comme SkillAPP propose cette fonctionnalité.

Aujourd’hui, le Strategic Workforce Planning vient compléter la traditionnelle GPEC. Le SWP consiste à analyser les objectifs stratégiques de l’entreprise et à planifier les besoins RH en compétences sur le plan qualitatif et quantitatif. Il est donc devenu essentiel d’avoir une excellente visibilité des compétences en présence et des compétences manquantes.

Formation

La formation a également énormément évolué ces dernières années. Aujourd’hui, la tendance principale est le blended learning. C’est un dispositif qui combine tous les types d’apprentissage (présentiel, e-learning, mobile learning, micro-learning, social learning, gamification…).

Or, dans la plupart des entreprises, il est très difficile de trouver le temps pour mettre en place ce type de parcours de formation. Les tâches administratives (demandes de prise en charge, convocations, feuilles d’émargement, attestations, évaluations…) demandent en effet une énergie considérable de la part des responsables de formations.

Il est donc nécessaire de trouver des outils pour automatiser cette partie administrative. Si cet outil permet de transformer ses pratiques et de passer au blended learning, c’est un gros plus !

L’outil coup de ❤️

Nous avons dû chercher longtemps avant de trouver notre outil coup de cœur de la formation. Il s’agit finalement de RiseUp, une solution Française née en 2014 et qui a beaucoup évolué depuis sa création. RiseUp est à la fois une solution de Gestion de la Formation, mais aussi une plateforme e-learning & mobile learning. Le + : elle s’intègre facilement à la plupart des SIRH et autres ERP.

Bien-être / engagement

Aujourd’hui, la technologie permet de mettre en place une culture efficace du Feedback au sein de votre entreprise. Certains outils permettent d’automatiser l’envoi de questionnaires réguliers afin d’obtenir des données facilement analysables sur l’engagement des collaborateurs.

Finis les longs sondages réalisés à la main et quasi impossibles à exploiter. Des logiciels permettent aujourd’hui de créer des sondages très rapidement en choisissant parmi des questions existantes. Certains logiciels RH proposent des analyses poussées des réponses aux enquêtes, notamment grâce à l’intelligence artificielle (analyse sémantique) et à des tableaux de bords sophistiqués.

L’outil coup de ❤️

Peakon est LA référence sur le marché des solutions de Gestion de l’engagement Collaborateur. Ce n’est pas seulement un outil de sondage, c’est une vraie plateforme analytique et un outil incontournable pour les RRH souhaitant augmenter le taux d’engagement de leurs collaborateurs. À partir de 3€ par mois par utilisateur, Peakon est une valeur sûre, en témoigne son taux de renouvellement proche de 100%…

L’offboarding

Le départ d’un collaborateur est un processus RH plus compliqué qu’il n’y paraît. En effet, il est nécessaire de le déconnecter de toutes les ressources de l’entreprise (logiciels, IT) et de gérer toute la partie administrative (certificat de travail, solde de tout compte…). Il est aussi recommandé de réunir toutes les informations concernant les compétences et missions du poste et d’effectuer une passation. Enfin, une bonne pratique consiste à recueillir un dernier feedback du collaborateur. Encore une fois, des outils existent pour automatiser ces processus, comme Workelo que nous avons cité plus haut.

Certains outils vous permettent également de surveiller votre e-réputation, c’est à dire tous les avis laissés sur le web concernant votre entreprise.

L’outil coup de ❤️

Avec talkwalker, vous pouvez surveiller votre e-réputation partout sur le web : articles de blog, forum, réseaux sociaux… On l’aime pour ses nombreuses fonctionnalités et sa simplicité d’utilisation. Le logiciel dispose d’une version d’essai qui est suffisante pour faire un état des lieux de votre réputation en ligne.

Comme vous avez pu le constater dans cet article, de nombreux outils existent pour automatiser les processus RH. Nous n’avons pas cité les SIRH qui permettent d’automatiser de nombreuses tâches, mais en sacrifiant trop souvent la simplicité d’utilisation et la vitesse de déploiement. Sachez qu’il est souvent possible de relier des outils RH à votre SIRH principal. Il suffit de mettre en place une API (Interface de Programmation) qui s’occupera du transfert de données entre les différents logiciels.

Bien sûr, il n’est pas possible d’automatiser tous vos processus du jour au lendemain. Service RH et Direction se doivent de travailler main dans la main pour comprendre quelles automatisations seront les plus stratégiques pour l’entreprise (gain de temps, amélioration de la performance…).

Et vous ? Vous avez fait l’expérience d’une automatisation de processus RH ? Quels outils avez-vous utilisé ? Faites part de vos témoignages à nos lecteurs dans la partie commentaires ci-dessous !

Joseph

Rédacteur web @ La Boîte à Outils des RH

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